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Le télétravail en période de crise majeure – Partie 2 : 10 points pour envisager un passage opérationnel (et rapide) en télétravail

Date 13 mars 2020 Auteur : Catégorie Blog

Cet article est la partie 17 sur 23 de la série Les fiches repères de CITICA
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Les fiches repères de CITICA

En 2009, c’est déjà la crise pandémique aviaire (H1N1) qui avait poussé beaucoup d’entreprises publiques et privées à se poser la question de leur capacité réelle à assurer la continuité de leur activité en cas de crise pandémique. En 2020, la France connaît donc un nouvel épisode sur une telle crise. Comment peut-on envisager de déployer le télétravail dans un laps de temps court ? Quelles questions faut-il prendre en compte ? Quels sont les points bloquant potentiels et comment peut-on y remédier ? 

La partie 1 de cet article présente le cadre juridique du télétravail en cas de crise majeure pour les secteurs publics et privés en France.

Quelle méthode de déploiement, point par point ?

Les dix points ci-dessous constituent une liste des points opérationnels à vérifier pour un passage en urgence au télétravail.

1 – Vérifier votre capacité technique de télétravail.

Pas de télétravail possible sans un poste de travail correctement configuré mais aussi sécurisé pour les échanges professionnels. Deux solutions matérielles peuvent être concrètement envisagées pour déployer le télétravail :

  • Le salarié dispose d’un ordinateur portable professionnel : c’est bien sûr la solution à privilégier. L’ordinateur doit disposer d’un accès nomade permettant une connexion au système d’information avec, à minima, un accès à sa messagerie professionnelle à son répertoire personnel de travail.
  • L’utilisation de son ordinateur personnel à domicile reste une option utilisable en derniers recours. Cette solution est possible mais comporte évidemment des risques plus forts en termes de sécurité.

Dans des situations de continuité d’activité, il s’agit d’équiper prioritairement les salariés dont l’activité sera essentielle à la poursuite du bon fonctionnement de l’organisation (ex. : services comptables, commerciaux, gestion des payes, …).

Au-delà des questions de matériel, se pose aussi la question des applicatifs qui vont permettre de conserver une efficacité avec des équipes éparpillées géographiquement. Nous aborderons cette question dans les points suivants de cette liste.

2 – Définir des modalités spécifiques de télétravail en période de crise

En période de crise, il faut s’interroger sur les modalités spécifiques qui vont être proposées aux salariés sur la base de quatre questions simples :

  • Définir un déploiement à la semaine avec un point hebdomadaire. Le télétravail sera donc instauré par périodes successives d’une semaine avec réévaluation en fin de semaine de la situation. Psychologiquement, il est important de se projeter sur un fonctionnement de crise à court terme qui laisse des perspectives sur une reprise rapide du travail au bureau.
  • Envisager le nombre de jours de télétravail par semaine : en fonction du profil de poste et de la capacité technique à déployer le télétravail, et bien sûr aussi aussi des consignes nationales et locales de confinement, certains pourront avoir un accès au télétravail à temps plein, d’autres pourront se voir proposer des quotités de télétravail modulé (entre 1 et 4 jours par semaine).
  • Définir des horaires de télétravail adaptés : les horaires de télétravail seront-ils les mêmes ou au contraire sera-t-il possible de télétravailler sur des horaires dérogatoires des horaires de bureau habituels ? La question des horaires pose également la question de la responsabilité de l’employeur et du télétravailleur en cas de problème (accident de travail notamment).
  • Définir les tâches qui seront réalisées. L’objectif sera d’anticiper un minimum les objectifs en télétravail durant la crise. Que pourra faire le salarié ? Est-ce que certaines tâches sur son poste relèvent de la continuité de l’organisation et devront donc obligatoirement être réalisées ? Comment éviter que le télétravail s’organise « dans sa bulle » ? Autant que cela sera possible, il est primordial de prévoir des temps de travail collectif, de réunion et des outils de communication qui permettront rester connectés à l’équipe.
  • Organiser des activités d’appui. Le télétravail en période crise peut aussi constituer une occasion pour faire le travail qu’on a jamais le temps de faire au bureau. Cela peut constituer une occasion par exemple pour faire de la veille d’information en ligne, pour préparer un plan stratégique ou aussi pour se former à distance.

Le truc en plus : il existe de nombreux catalogues de formations en ligne dont beaucoup sont gratuites ou peu onéreuses : https://www.fun-mooc.fr/, https://www.udemy.com/, … Notre cabinet propose également sa plateforme de Formation à distance au télétravail, une occasion pour appréhender professionnellement ce mode d’organisation et se former sur la suite.

3 – Couvrir les questions de responsabilité avec une contractualisation minimum.

Il est d’abord conseillé de contractualiser sur la base d’un cadre d’exercice sécurisé. Même s’il est possible de prévoir un déploiement au poste sans le contractualiser comme on pourrait le faire en temps normal, il est cependant conseillé de prévoir, dans le public comme dans le privé, un document permettant de vérifier quelques points et notamment de définir un lieu de télétravail fixe (ici le domicile) et les horaires de télétravail incluant l’heure de démarrage, l’heure de pause méridienne et l’heure de fin de journée. Ce document pourra être signé par l’employeur et par le salarié pour constituer un règlement individuel du télétravail au poste pendant la période de crise. Ce document constituera une convention de télétravail pendant la période de crise.

Le truc en plus : téléchargez gratuitement notre modèle de convention de télétravail en période crise : TELECHARGER NOTRE MODELE d’ACCORD DE GRE A GRE.

 4 – Augmenter la protection et la sécurité des échanges.

Le télétravail peut générer des risques nouveaux pour la sécurité et la protection des données professionnelles. Pour anticiper les questions de sécurité, il est conseillé de suivre les règles suivantes :

  • fournir un VPN (Virtual Private Network) aux télétravailleurs pour augmenter le niveau de sécurité des connexions à distance. 
  • vérifier que l’équipement est équipé d’un antivirus et d’un pare-feu correctement paramétrés.
  • vérifier que les dernières mises à jours sont bien installées à la fois sur le système et sur les logiciels installés.
  • Revoir les droits d’accès au réseau de l’entreprise en restreignant ces droits aux personnes repérées comme télétravailleurs ou travailleurs mobiles.
  • Informer les équipes sur les risques liés à l’ouverture de messages et aux pièces qui y sont jointes.
  • se reporter à un document cadre qui permette de définir des règles simples sur les conditions d’utilisation de l’outil informatique (ex. : charte informatique) mais aussi sur les règles d’utilisation des données professionnelles à distance (conditions liées au Règlement Général de Protection des Données).

 Le truc en plus : au cas où vous n’auriez pas encore de VPN, il est possible de souscrire un abonnement en ligne à un service de VPN pour en moyenne, 20 à 60 € par an et par utilisateur (ex. : CyberGhost VPN, NordVPN ou SurfShark).

5 – Organiser une forme de télétravail « acceptable »

Le télétravail à temps plein nécessite une attention toute particulière : les grèves des transports de fin 2019 en France ont montré qu’il n’était pas évident de s’organiser sur un temps plein en télétravail. Cela d’autant plus que l’on ne connaît pas la durée de la crise actuelle. En temps normal, on conseille généralement de pratiquer le télétravail sur une base maximum de deux jours par semaine car, au-delà, on peut observer des problèmes d‘organisation professionnelle mais aussi d’isolement social. En terme d’organisation, le télétravail peut ainsi être organisé pour « travailler dans sa bulle » ou permettre aussi des temps de communication, de réunion et de travail à distance.

En temps de crise, il faudra donc être attentif à ré-organiser le poste de travail en veillant à trois points principaux :

  • Envisager le télétravail alterné, si cela est possible, pour limiter les temps de présence au bureau plutôt que de les supprimer complètement ;
  • Réorganiser le poste pour définir les tâches éligibles en prévoyant une variété suffisante des tâches, afin de limiter l’usure sur un tel fonctionnement à distance.
  • Organiser les outils pour permettre le travail collaboratif distant (voir les points suivants de cette liste).

 5 – Garantir les trois fonctions du travail distant : communiquer à distance

Pour éviter que le télétravail ne soit trop centré sur des tâches individuelles, il faut permettre des moments d’échange à distance. Le télétravailleur dispose généralement au minimum d’un téléphone et d’une messagerie professionnelle. Mais ces outils ne sont pas adaptées à toutes les situations de communication et ne permettent pas des échanges fluides entre des équipes distantes. Le déploiement d’une messagerie instantanée peut faciliter le maintien du lien professionnel et social à distance.

Le truc en plus : si l’entreprise n’a pas déjà déployé de messagerie instantanée, il existe de nombreuses solutions qui peuvent être utilisées pendant la période de crise : Skype Entreprise et Teams de Microsoft, disponibles dans certaines suites Office 365 ; https://www.talkspirit.com/ pour environ 50 € par an et par utilisateur ; https://www.hibox.co/ gratuit pour des équipes jusqu’à 10 personnes ; des solutions comme https://www.whatsapp.com/ sont également utilisables à la fois sur smartphone et sur ordinateur Mac ou PC.

6 – Garantir les trois fonctions du travail distant : se réunir à distance

Pour permettre des moments d’échanges distants, il faut déployer un système de réunion à distance. En télétravail, même si on évoque généralement la visioconférence, il est préférable de s’orienter vers des solutions simples, accessibles à des personnes technophobes et utilisables quelles quel que soit le débit internet sur le lieu de télétravail. Une solution de webconférence sur Smartphone pourra être utilisée pour les réunions en webconférence à deux ou trois. Pour les réunions de service, on pourra passer par un simple numéro d’audioconférence dédié.

Le truc en plus : si l’entreprise n’a pas déjà déployé d’outils de réunion à distance, on pourra utiliser gratuitement les outils de réunion à distance intégrées dans Office 365, mais aussi https://www.whatsapp.com/ ou Google Duo (solutions gratuites en utilisation basique). Un numéro d’audioconférence peut être retenu chez certains opérateurs téléphoniques comme https://www.ovh.com/conferences/.

7 – Garantir les trois fonctions du travail distant : travailler en collaboratif distant

En télétravail, un outil de travail collaboratif distant devient rapidement indispensable. Il permet de partager un document en ligne, à distance et de travailler en individuel ou en réunion avec les autres membres de votre équipe.

Le truc en plus : vérifiez que vous ne disposez pas déjà de licences Office 365 qui permettent le partage de documents en ligne. Vous avez aussi la possibilité d’utiliser des outils de partage d’écran simples et gratuits comme https://www.teamviewer.com/ notamment.

8 – Prévoir un système de sauvegarde redondant

La sécurisation des données professionnelles en télétravail passe également par un système de sauvegarde adaptée des données professionnelles produites en télétravail. Ce système peut idéalement s’appuyer sur un accès sécurisé au serveur de l’entreprise. Mais si votre réseau ne permet pas les connexions extérieures distantes, vous pouvez aussi utiliser des solutions de sauvegarde sécurisées. Une règle en la matière, c’est avoir à minima deux sauvegardes de vos données. On évitera d’utiliser des supports de stockage amovible qui peuvent se perdre ou être volées. On privilégiera plutôt des systèmes en ligne.

 Le truc en plus : il existe de nombreux systèmes de sauvegarde des données en ligne. Les plus connus sont https://www.dropbox.com/, https://onedrive.live.com/ ou encore https://gsuite.google.fr/. Ces systèmes proposent des offres gratuites qui peuvent être adaptées pour répondre à des situations d’urgence. Il sera cependant nécessaire de mener, après la crise, une réflexion plus approfondie sur un véritable système de stockage professionnel, redondant du serveur de l’entreprise et accessible à distance.

  9 – Prévoir des règles individuelles de fonctionnement

Tout télétravailleur doit reconstruire sa visibilité professionnelle en télétravail. La distance peut rendre plus difficile le travail en équipe et limiter les interactions dans l’équipe. Au-delà des outils préconisés dans les points ci-dessus, il faudra donc veiller à définir des règles permettant de à chaque membre de l’équipe de faire connaître à la fois sa présence professionnelle et sa disponibilité lorsqu’ils exercent à distance.

 Le truc en plus : la messagerie instantanée, présentée plus haut, permettra de reposer les règles de la connexion professionnelle pour sa signaler, définir ses moments de disponibilité ou permettre des échanges fluides avec le reste de l’équipe.

 10 – Préparer la suite

Cet épisode doit surtout vous interroger sur votre capacité réelle à assurer la continuité de votre activité. La crise pandémique de 2008 ou les récentes grèves des transports ont déjà posé la question de la continuité des activités. Le télétravail constitue aujourd’hui une des seules réponses qui permettent d’assurer cette continuité. Il est toujours préférable, au-delà des 10 points proposés ci-dessus, de préparer et d’anticiper ces situations.

Pour cela, il faut accepter d’expérimenter le télétravail, de définir les conditions de déploiement acceptables et de prévoir une montée en charge progressive. Hors période de crise, le télétravail constitue un outil qui permet de travailler autrement, de poser les bases d’une véritable continuité opérationnelle en cas de crise et de moderniser les outils et les méthodes de travail.

 Le truc en plus : CITICA a vingt ans d’expérience sur le déploiement du télétravail dans les organisations publiques et privées. Nous proposons des ateliers clés en main pour déployer un télétravail sécurisé dans votre structure. Nous formons vos équipes, en présentiel et à distance, pour expérimenter et pour monter en charge sur le télétravail. Après la crise, contactons-nous !

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